ARCHIVISTICA
La archivistica es importante para la administración, puesto que permite la toma de decisiones y facilita las fuentes de historia.
GESTION DOCUMENTAL. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes ala planificación y buen manejo de los archivos para que estos se co0nserven (Art. 3. ley 594 de 2000). Esto con el fin de que haya transparencia en la gestión administrativa.Debe de haber un equipo que dirija y se responsabilice de la documentación.
Proceso de producción de documentos:
1-Creación y diseño de documentos: se basa en métodos de impresión y selección de soportes documentales.
2-Normalización de la producción documental: Formatos impresos y numerote copias de los archivos.
Proceso de recepción:
1-Radicación: Procedimiento en el que se le asigna un numero a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia, fecha y hora.
2-Registro: Procedimiento en el que las entidades ingresan en subsistemas, se caracteriza por datos anexos.
Proceso de distribución:
1-Distribución de documentos recibidos: consiste en registrar la llegada del documento identificación de dependencias.
2-Distribución de documentos internos: Identificación de dependencias, enrutamiento de documentos a dependencia.
3-Distribución de documentos enviados: Definición de medios de distribución, fax, correo, etc.
Proceso detramite:
1-Recepción de solicitud o tramite: Diligenciamiento de platilla de control y ruta de tramite.
2-Respuesta: Preparación y proyección de respuesta.
Proceso de organización:
1-clasificación documental: Aplicación del atabla de retención y/o valoración de la dependencia. Conformación de series y subseries de documentos.
2-ordenación documental: Crear y cerrar expedientes, organización de series documentales, foliación.
3-Descripción documental: Análisis de información y extracción de contenidos. Los documentos son importantes por que permiten comunicación humana.Son medio valioso de información, son comprobantes es decir sirven de constancia.
TALLER DOCUMENTOS COMERCIALES O DE SOPORTE
DEFINICION DE DOCUMENTOS: Son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa.
Estos deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o dejar constancia en estos de tal circunstancia.
Se archivan en orden cronológico.
Son de orden interno o externo.
CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS: Externos, internos, negociables, no negociables, informativos.
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EXTERNOS: son los soportes que se realizan fuera de la empresa.
INTERNOS: son los soportes o documentos que se realizan dentro de la empresa.
NEGOCIABLES: son los soportes que se pueden intercambiar por dinero.
NO NEGOCIABLES: son los que no se pueden intercambiar por dinero.
INFORMATIVO: únicamente dan información de algún producto, sólo dan a saber el precio, calidad, entre otros; pero no se negocian.
DEFINICION, FUNCION, DESCRIPCION, ELABORACION Y CONTABILIZACION DE:
· Recibo de caja o comprobante de ingreso: es un soporte de contabilidad en el que constan los ingresos en efectivo, cheques y otras formas de recaudo.
El original se entrega al cliente y las copias generalmente se archivan así: una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante de contabilidad.
Se CONTABILIZA con débito a la cuenta caja y el crédito de acuerdo con su contenido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa.
· Recibo de caja menor y reembolso: Es cuando una empresa consigna una cantidad de dinero a la caja y a partir de éste van retirando pequeñas cantidades de dinero; luego cuando se acabe vuelven a consignar otra cantidad de dinero. (reembolso).· Consignación bancaria: Es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus cuentahabientes, para que lo diligencien al consignar.
En el original queda en el banco, y una copia con el sello de cajero recibidor o el timbre de la máquina registradora sirve de soporte para la contabilidad de la empresa que consigna.
Dos tipos: Uno para consignar efectivo y cheque de banco locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.· Conciliación bancaria: Es un acuerdo que se realiza en el banco y para ello se utilizan el libro de bancos.
· Comprobante de depósito y retiro de cuenta de ahorros: Las entidades financieras suministran a sus clientes de cuentas de ahorros, además de la tarjeta débito, libretas para que sean diligenciadas al depositar o retirar dinero de su cuenta de ahorros.
Tiene dos opciones para elegir una: depósito en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque.· Factura de venta: Es el documento que expide quien vende bienes o presta servicios. Es el soporte esencial para la contabilidad del empresario.
La deben expedir los comerciantes, profesionales liberales y quienes estén obligados cambiaría en su título valor que tiene efectos jurídicos y efectos fiscales.· Cheque – clases de cheques: Es el título valor por medio del cual una persona, llamada girador (quien posee una cuenta corriente bancaria) ordenada a un banco, llamado girado, que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.
Los cheques pueden ser de muchas clases, entre ellas, nominales o al portador. En el primer caso, solo puede cobrarlo la persona indicada en el cheque (sea esta física o jurídica). En el segundo caso, lo puede cobrar cualquier persona que sea portadora del mismo. En algunos países la legislación contempla únicamente cheques nominales, es decir que son emitidos a nombre o a favor siempre de una persona específica.
Hay cheques que tienen límites de hasta cuanto tiempo se da para ser cobrado; dígase, 180 días.
Cheque cruzado: Si un cheque está cruzado diagonalmente en el anverso por dos líneas paralelas, el dinero no se podrá retirar en efectivo, sino que tendrá que ser ingresado en una cuenta bancaria. Esto se hace a veces para seguir la pista al dinero pagado.
Cheque para abono en cuenta: Insertando la cláusula “para abono en cuenta” produce la consecuencia de que no puede ser cobrado en efectivo, sino que deberá ser abonado en la cuenta del tenedor.
Cheque certificado: El librador exige al librado que lo certifique haciendo constar que tiene en su poder fondos suficientes para cubrir el cheque. Se realiza con palabras como “acepto” ,“visto” o “bueno” escritas por el librado.
· Comprobante de pago o de egreso: Llamado también orden de pago, es un soporte, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o efectivo.
Se elabora el original para anexar al comprobante diario y la copia para el archivo consecutivo.
Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el título valor se entrega al beneficiario.
· Letra de cambio: Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada girador a otra llamada girado, para que pague a la orden o al portador cierta suma de dinero a la vista o en una fecha determinada.
En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito.· Pagaré: Este título valor es una promesa incondicional de pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Generalmente este documento se utiliza para respaldar los préstamos bancarios.· Nota débito: Es un comprobante que emiten las empresas, para cargar a la cuenta de los clientes valores como intereses por financiación, por sobregiros, el gravamen a movimientos financieros (GMF), venta de chequeras, comisiones y otros cobros por conceptos adicionales a las ventas y servicios prestados de operaciones manejadas por estas entidades.· Nota crédito: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no están liquidados en la factura, o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías para su contabilización, se utiliza un soporte que se denomina nota crédito.
Se prepara generalmente en original y dos copias: El original para el cliente, otra para el consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.
